Reception là bộ phận lễ tân, trực thuộc khối Tiền sảnh (Front office) trong các khách sạn, giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, phục vụ khách lưu trú tại khách sạn đó; đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất thông qua chất lượng dịch vụ tại đây.

Trong khách sạn, front desk là thuật ngữ chỉ quầy lễ tân, được đặt tại khu vực tiền sảnh của khách sạn. Đây là vị trí làm việc của nhân viên lễ tân, nơi chào đón và tiếp nhận mọi yêu cầu của khách lưu trú từ tiếp nhận đặt phòng, làm thủ tục check-in, check-out cho đến bán dịch vụ và xử lý phàn nàn của khách.

Credit card (thẻ tín dụng) là một loại thẻ thanh toán được ngân hàng phát hành với hạn mức tín dụng cụ thể để người dùng chi trả cho các chi phí mua sắm, giải trí, du lịch… mà không cần phải cầm theo nhiều tiền mặt. Thực chất thì ngân hàng sẽ cho chủ thẻ mượn tiền để thanh toán và đến cuối kỳ - chủ thẻ cần trả lại đầy đủ cho ngân hàng. Người dùng thẻ chỉ được thanh toán trong hạn mức cho phép, hạn mức này cao hay thấp là tùy thuộc vào hồ sơ mở thẻ và các điều kiện kèm theo mà chủ thẻ đáp ứng được. Không chỉ khách mua, nhiều cơ sở kinh doanh dịch vụ khách sạn - nhà hàng nay cũng khuyến khích khách thanh toán bằng credit card - vì sự tiện dụng.

Là một trong những thuật ngữ tiếng Anh phổ biến được dùng nhiều trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, resort hay du lịch, early bird dịch sang tiếng Việt có nghĩa là đặt sớm (có thể là đặt phòng khách sạn sớm, đặt bàn ăn sớm, đặt vé máy bay sớm…). Thông thường, early bird sẽ được các hãng kinh doanh dịch vụ áp dụng trong các chương trình khuyến mại, giảm giá cho những khách hàng tới trước/ đặt trước theo phương châm “on a first-come first-served basis - ai đến trước được phục vụ trước” và sẽ có một giới hạn phục vụ nhất định. Đây là một trong những chiến lược kinh doanh hiệu quả giúp nhà hàng - khách sạn tăng lợi nhuận.

Walking a Guest là nghiệp vụ khách sạn phải sắp xếp cho khách có đặt phòng nhưng không thể được phục vụ tại khách sạn ban đầu chuyển sang lưu trú ở một khách sạn khác. Khách đã được chuyển đi thường được gọi là Walked Guest. Tình huống này thường xảy ra khi khách sạn overbooking, tức nhận đặt phòng vượt quá số phòng thực tế có thể cung cấp, hoặc khi số phòng sẵn sàng sử dụng giảm đột ngột do sự cố kỹ thuật, phòng hư hỏng hay những phát sinh ngoài dự kiến.

Express check-out là dịch vụ thanh toán và trả phòng nhanh trong khách sạn, khách lưu trú không cần phải xếp hàng đợi làm thủ tục check-out tại quầy lễ tân như thông thường mà vẫn có thể trả phòng và rời đi. Express check-out chủ yếu được áp dụng cho đối tượng khách lẻ thanh toán bằng thẻ tín dụng.

Theo từ điển Anh - Việt, Overstay có nghĩa là ở quá lâu, lưu lại quá lâu hay ở quá hạn. Trong ngành dịch vụ lưu trú khách sạn, overstay chỉ trường hợp khách lưu trú ở lâu hơn thời gian dự kiến trả phòng, tức vượt quá ngày check-out đã đặt trên website hoặc qua điện thoại trước đó. Thông thường, các khách sạn đều quy định rõ ràng về cách xử lý ứng với từng trường hợp Overstay và quy định này sẽ được lễ tân thông báo cho khách trong quy trình làm thủ tục check-in.

isa (thị thực nhập cảnh) là chứng nhận do cơ quan nhập cư của một quốc gia cấp cho người nước ngoài được phép nhập cảnh vào nước họ trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi một quốc gia sẽ có cách phân loại visa khác nhau. Tại Việt Nam, visa nhập cảnh cấp cho người nước ngoài được phân loại thành: Visa du lịch - Visa thương mại - Giấy phép tạm trú.

Passport (hộ chiếu) là sổ chứng nhận do cơ quan chuyên trách của một nước cấp để công dân nước đó được quyền xuất cảnh đi nước khác và nhập cảnh trở về nước mình. Ví dụ như Cục quản lý xuất nhập cảnh cấp hộ chiếu cho công dân mang quốc tịch Việt Nam xuất cảnh đi du lịch nước ngoài và nhập cảnh về nước. Passport được chia thành 3 loại thông dụng: Hộ chiếu phổ thông (Popular Passport) - Hộ chiếu công vụ (Official Passport) - Hộ chiếu ngoại giao (Diplomatic Passport).

Airport Representative là vị trí nhân viên đón khách tại sân bay – phụ trách việc đón khách vừa hạ cánh về lưu trú tại khách sạn và tiễn khách lên máy bay di chuyển cho hành trình kế tiếp hoặc ra về. Với những khách sạn – resort tiêu chuẩn 4 – 5 sao có dịch vụ đón tiễn sân bay thường sẽ cần tuyển dụng Airport Representative.

Welcome drink là thức uống chào mừng miễn phí dùng để phục vụ khách trong quá trình chờ làm thủ tục check-in nhận phòng.