Chi Tiết Quy Trình Thực Hiện Dịch Vụ Đổi Tiền, Lễ Tân Khách Sạn Cần Biết

Khách đến lưu trú tại khách sạn và có nhu cầu quy đổi ngoại tệ để thuận tiện cho chuyến đi của mình tại đó. Tại quầy lễ tân, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện dịch vụ đổi tiền thế nào? Quy trình thực hiện ra sao? Hoteljob.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu điều này!

Tùy thuộc vào danh mục các dịch vụ khách sạn cung cấp, nhân viên lễ tân thực hiện các công việc được giao theo đúng nghiệp vụ, yêu cầu công việc của mình, trong đó có thể có thực hiện dịch vụ đổi tiền cho khách lưu trú.

Đặc điểm liên quan tỷ giá

Để thực hiện chính xác dịch vụ đổi tiền cho khách, lễ tân khách sạn phải hàng ngày cập nhật bảng tỷ giá quy đổi. Cụ thể:

• Thông tin cập nhật thường được gửi đến bằng fax từ ngân hàng.

• Thông tin đó có thể được thay đổi để phù hợp với điều kiện kinh doanh và cung cấp dịch vụ của khách sạn. Tuy nhiên, muốn áp dụng nó phải có sự đồng ý và ký tên xác nhận của Giám đốc khách sạn.

Một số thuật ngữ thường gặp

• Exchange Board: Bảng tỷ giá

• Exchange Rate: Tỷ giá ngoại tệ

• Commission: Phí hoa hồng

• Traveler’s cheques: Séc du lịch

• Foreign currency: Ngoại tệ

• Domestic currency: Nội tệ

Tham khảo thêm: Quy trình trao chìa khóa lúc khách check-in lễ tân khách sạn cần biết​

Các thông tin trên phiếu đổi tiền​

• Tên khách, số phòng, số hộ chiếu

• Loại tiền tệ

• Mệnh giá, số seri

• Tổng số tiền (cần đổi)

• Phí quy đổi

• Tổng số tiền tương đương (được đổi)

• Tỷ giá quy đổi

• Chữ ký khách hàng, chữ ký nhân viên

• Con dấu khách sạn, ngày tháng năm.

Quy trình thực hiện dịch vụ đổi tiền

+ Tiếp nhận yêu cầu

• Chào hỏi và gợi ý giúp đỡ

• Hỏi tên và số buồng của khách

• Hỏi số lượng tiền, loại tiền khách muốn đổi

+ Kiểm tra xem loại tiền đó có thuộc loại tiền mà khách sạn chấp nhận không

+ Thông báo cho khách tỷ giá quy đổi tại thời điểm hiện hành

• Nếu là Séc du lịch: nên thông báo phí hoa hồng (thường không vượt quá 3%/ 1 tờ séc ở bất cứ mệnh giá nào)

+ Nếu khách chấp nhận thì thực hiện quy đổi

• Thông báo tổng số tiền nội tệ khách sẽ được nhận

• Nhận tiền từ khách – Kiểm tra chính xác tổng số tiền – Kiểm tra kỹ tiền, tránh bị nhầm tiền giả

• Hoàn tất phiếu đổi tiền – Yêu cầu khách ký xác nhận

• Đếm tiền đã quy đổi và giao trước mặt khách

• Yêu cầu khách kiểm tra tổng số tiền đã nhận trước khi rời quầy

• Giao lại cho khách một bản sao của hóa đơn đổi tiền

• Lưu bản gốc vào ngăn kéo đựng tiền – Ghi vào sổ giao nhận quỹ tiền mặt.

+ Kết thúc quy trình

• Gợi ý có thể giúp thêm khách gì không

• Cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ

• Chào tạm biệt

Một số lưu ý khi thực hiện dịch vụ đổi tiền

• Lễ tân phải cất tiền của khách rồi mới đếm tiền (quy đổi) giao cho khách; tránh nhầm lẫn, sai sót hoặc quên thu tiền từ khách

• Phải thực hiện đếm tiền trước mặt khách

• Không thực hiện đổi từ ngoại tệ này sang ngoại tệ khác

• Không mua nội tệ của khách

• Không đổi Séc du lịch cho khách ngoài khách sạn.

Đổi tiền cũng là dịch vụ "có lợi nhuận" cho khách sạn

Thực tế, bất kỳ sản phẩm, dịch vụ nào được triển khai phục vụ khách đều phải mang lại lợi ích cho cơ sở kinh doanh lưu trú đó. Có thể là thu được tiền (doanh thu), hoặc chí ít cũng làm tăng giá trị thương hiệu. 

Dịch vụ thu đổi ngoại tệ cho khách lưu trú cũng nằm trong mục đích đó. Ngoài việc giúp khách hàng của mình thuận lợi trong chuyện chi tiêu bằng loại tiền thông dụng tại nơi lưu trú và nghỉ dưỡng, du lịch, công tác, chữa bệnh... - tiết kiệm thời gian tìm kiếm và di chuyển đến điểm đổi tiền công cộng - đảm bảo an toàn về tiền và sức khỏe thân thể khi không phải đổi tiền ở bên ngoài... thì khách sạn, resort hoàn toàn có thể linh hoạt giảm nhẹ mệnh giá quy đổi để kiếm thêm, dĩ nhiên, mức chênh lệch trong phạm vi cho phép và được giải thích tường tận với khách để họ vui vẻ đồng ý, tránh trường hợp bị "phốt" trên các nền tảng vì "ăn chặn" khách.

Xem thêm: 17 hoạt động phục vụ khách trong thời gian lưu trú, lễ tân khách sạn cần biết​

Ms. Smile