Theo từ điển Anh - Việt, Overstay có nghĩa là ở quá lâu, lưu lại quá lâu hay ở quá hạn. Trong ngành dịch vụ lưu trú khách sạn, overstay chỉ trường hợp khách lưu trú ở lâu hơn thời gian dự kiến trả phòng, tức vượt quá ngày check-out đã đặt trên website hoặc qua điện thoại trước đó. Thông thường, các khách sạn đều quy định rõ ràng về cách xử lý ứng với từng trường hợp Overstay và quy định này sẽ được lễ tân thông báo cho khách trong quy trình làm thủ tục check-in.

Cross-selling nghĩa là bán chéo (bán thêm) sản phẩm hay dịch vụ có liên quan cho khách hàng. Sản phẩm - dịch vụ của nhà hàng, khách sạn càng đa dạng, kỹ năng và nghiệp vụ của nhân viên tư vấn càng cao và chuyên nghiệp thì khả năng Cross-selling thành công càng cao. Hiểu đơn giản thì đây là thuật ngữ chỉ một hình thức marketing, một nghệ thuật bán hàng hiệu quả được nhân viên nhà hàng, khách sạn áp dụng trong quá trình tư vấn, giới thiệu sản phẩm và phục vụ khách hàng, giúp gia tăng doanh thu nếu khách đồng ý sử dụng dịch vụ hoặc mua sản phẩm.

Room Division Manager là thuật ngữ chỉ vị trí Giám đốc bộ phận lưu trú hay Giám đốc bộ phận phòng khách trong khách sạn – chịu trách nhiệm quản lý bộ phận tiền sảnh và bộ phận buồng phòng – là cấp trên của FOM và HKM – quản lý chung hoạt động của nhân viên cả 2 bộ phận để đảm bảo cung cấp và phục vụ khách hàng bằng chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhất, khẳng định thương hiệu khách sạn.

QR Code (Quick Response Code) là mã phản ứng nhanh hay còn được gọi là mã vạch ma trận (Matrix-barcode). Đây là dạng mã vạch 2 chiều, được đọc bởi máy đọc mã vạch, điện thoại thông minh hay máy tính bảng… Thoạt nhìn hình dạng là lạ đó, nhiều người tưởng nó vô nghĩa, nhưng kỳ thực bên trong mã QR Code – đang mã hóa các thông tin nào đó. Để đọc nội dung bên trong mã QR Code, smartphone của người dùng phải cài ứng dụng đọc mã QR – khi khởi chạy ứng dụng – cần giữ và chỉnh điện thoại sao cho mã nằm gọn trong khung hình đến khi có tiếng “bíp”. Mã QR giờ đây đang hiện diện khắp mọi nơi và trở thành cách nhận dạng - truy xuất thông tin mới – tiện lợi trong xã hội hiện đại.

Trong khách sạn, định biên nhân sự là việc xác định cơ cấu nguồn nhân sự (số lượng – chất lượng nhân sự) cần cho quá trình hoạt động, vận hành khách sạn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong công tác quản trị nhân sự của mỗi khách sạn, định biên nhân sự là yếu tố quyết định đến chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực của khách sạn đó.

Trong khách sạn, Cross-training là hình thức đào tạo chéo nhân viên giữa các vị trí trong 1 bộ phận (bàn – bar – banquet…) hay giữa các bộ phận trong 1 khách sạn (Lễ tân – F&B – buồng phòng…). Ví dụ nhân viên phục vụ bàn được đào tạo chéo về nghiệp vụ Banquet hay lễ tân được chuyển sang học việc và làm việc tại bộ phận sales… Đối tượng được các quản lý khách sạn chọn để tham gia các khóa Cross-training là những nhân viên được đánh giá có tiềm năng phát triển.

Managing Director là chức vụ giám đốc điều hành trong khách sạn, chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động, đảm bảo khách sạn vận hành hiệu quả, tối đa hóa doanh thu. Với những tập đoàn khách sạn lớn sẽ có nhiều khách sạn đặt ở nhiều địa điểm khác nhau, người đứng đầu quản lý mỗi khách sạn đó chính là Managing Director. Hoặc các chủ đầu tư mở khách sạn và tuyển giám đốc điều hành quản lý khách sạn.

Chí phí overhead (chi phí hoạt động chung/ chi phí chìm/ chi phí gián tiếp) là những khoản phí phục vụ cho hoạt động vận hành thường ngày của doanh nghiệp, không liên quan trực tiếp đến việc tạo ra sản phẩm – dịch vụ. Bất kỳ khách sạn – nhà hàng lớn hay nhỏ đều tốn phí hoạt động chung.

Kỹ năng mềm (soft kill) là thuật ngữ để chỉ các kỹ năng giúp con người tư duy và tương tác với con người nhằm phục vụ cho công việc nhưng không phải là kỹ năng chuyên môn/kỹ thuật, đây là những kỹ năng giúp con người tự quản lý, lãnh đạo chính bản thân mình và tương tác với những người xung quanh để cuộc sống và công việc thật hiệu quả. Nếu những khả năng chuyên môn, năng lực nghề nghiệp còn được gọi là kỹ năng cứng thì cách chúng ta cư xử với bản thân và người khác gọi là kỹ năng mềm, đây là những yếu tố tạo nên sự thành công cả trong cuộc sống và trong công việc.

Welcome letter là thư chào đón khách đến lưu trú tại khách sạn, thường được in - đặt sẵn trên bàn/ giường hoặc hiển thị tự động trên màn hình tivi khi khách đến nhận phòng. Thư chào mừng khách được ký bởi Tổng giám đốc hoặc người quản lý khách sạn.

Tỷ lệ ngang giá (Rate Parity) - là một thỏa thuận pháp lý giữa khách sạn và đại lý du lịch trực tuyến (OTA) - trong đó khách sạn đảm bảo sử dụng cùng mức giá và điều khoản cho một loại phòng cụ thể, bất kể kênh phân phối. Giá của phòng có thể thường xuyên thay đổi - có nghĩa là tỷ lệ chính xác là linh hoạt - nhưng nó phải luôn giữ nguyên trên tất cả các kênh phân phối, cả trực tiếp và gián tiếp.